19 декабря 2019, 8:57

Как проводить встречи

10 рекомендаций о том, как провести продуктивнее встречу.
Это заметка-продолжение о теме менеджемента в жизни дизайнера.

1. Минимальная подготовка

Любая встреча требует минимальной подготовки для всех. Например, лично тебе, чтобы задать вопросы, а клиенту, чтобы ответить на них.

Или нужно понятно описать как пришли к решению, которое презентуете, почему оно лучше чем то что было раньше или просил клиент. Поэтому необходимо чтобы все понимали какой будет формат.

Если все участники будут знать тему обсуждения — то смогут хотя бы как-то подготовиться.

2. Сопроводительный материал

Встреча должна сопровождаться какими либо наработками. Если это обсуждение будущих работ, то нужно хотя бы понимать кто конкуренты и какие есть аналоги на рынке.

Если это повторная встреча, то должны быть материалы, которые необходимо обсудить. Чем больше материалов обсудите на встрече, тем больше шансов двигаться в верном направлении.

Если у вас будут на руках результаты исследований, экспериментов или опросов — пользы будет еще больше.

3. План беседы

В начале встречи обязательно оговаривается формат: Зачем собрались, что можем/будем обсуждать, какие ожидания формируются в конце. Это поможет переключить людей на рабочий темп и сфокусирует внимание на основных деталях.

4. Фиксация данных

На протяжении встречи нужно фиксировать все данные. На бумаге или в заметках — не важно, важно чтобы не было ничего упущено из сказанного.

Подразумевается, что все что вы услышали — должно быть зафиксировано, а поднятый вопрос обязательно решен. Иначе на следующей встрече впечатление об исполнителе испортится из-за его невнимательности: исполнитель в первую очередь профессионал.

5. Работа с ожиданиями

Если от вас не требуется прямо тут же дать какой-либо решительный ответ, старайтесь не торопиться. Чаще всего, быстрые ответы ошибочны, поэтому прежде чем что-то сказать нужно взвесить всё. Часто — и это нормально — глобальные ответы озвучиваются после беседы спустя время.

Лучше недообещать и сделать больше, чем не достигнуть сформированных ожиданий и упасть лицом в грязь.

6. Решения = аргументы

Каждое решение должно быть аргументировано. Если заказчик просит сделать кнопку красной — нужно понять зачем. Если вас спросят почему вы пришли к текущему решению, вы должны тоже дать аргументированный ответ.

Ответ «так кажется лучше» — не аргумент. Вам не обязательно соглашаться с мнением собеседника, но принимать его во внимание — необходимо.

7. Генерация гипотез

На встрече могут быть сгенерированы гипотезы. Возможно, именно они помогут добиться более привлекательного решения. Для этого встречи и проводятся.

Лучше конечно же, если гипотезы будут исходить в первую очередь от вас, но при первых погружениях их может быть больше со стороны клиента. Гипотезы лучше озвучить сразу — возможно их уже пытались отработать и они не дали результата. Часто, клиент более погружен в свой бизнес и продукт, поэтому нужно уметь быть открытым к информации;

8. Встреча = win-win

Вся суть в слове «встреча». Не переговоры, ни беседа, ни продажа, ни защита или не пойми что — задача встречи — достигнуть взаимного понимания и прийти к решениям, которые всех устроят и доведут проект до совершенного вида.

Продажа — тоже встреча, долгосрочная перспектива которой не втюхать ненужную услугу на один раз, а прийти к плодотворному и длительному сотрудничеству.

9. Тезисы в конце

Завершение встречи сопровождается пересказом тезисов. Это самая малозатратная проверка себя на допущение ошибок или невнимательности.

10. Саммари после

По результатам встречи пишутся саммари, формируются таски, отправляются письма со всеми деталями из беседы.

Основная задача этого шага — проверить все ли вы зафиксировали, не упустил ли что-то сам заказчик из виду и правильно ли вы его поняли. В отличие от тезисов, этот шаг потребует от вас больше времени и усилий, но поможет избежать глобальных проблем и ошибок перед началом работы.

Все записи по теме:

Как правильно понимать задачу
Ежедневный план и отчет
Недельный план и отчет
Как назначать встречи
Как проводить встречи

Поделиться