2 заметки с тегом

организация

cover! white

О том, как больше не мучать себя беспорядком в рабочей папке и находить проект со скоростью обслуживания болида на пит-стопе

Организация рабочего пространства в проекте — половина успеха в проделанной работе. Хранение присланных исходников от клиента, найденных иллюстраций, купленных, отретушированных и еще до кучи разных — задача на первый взгляд не тривиальная, но важная.

Чтобы побороть разрастающийся хаос в процессе работы придумал, нашел, скорректировал для себя ряд правил. Сейчас, спустя годы обкатки я наконец могу эти правила рекомендовать.

При этом, следовать правилам с рвением добиться завсегда идеалов не стоит, это может перерасти в убийство времени ради порядка. Наша задача стоит добиться легкой ориентации в проекте и быстрого нахождения файлов. Поэтому самым главным правилом является «Не усложняй».

Не усложняй

Упрощай. Идеально — если ты скинешь проект постороннему человеку и он с первого взгляда поймет что где хранится и почему. Если ряд действий должны помочь организации пространства, но требуют много времени — я отсекаю часть первоначальных планов.

В лучшем случае довожу ситуацию до организации порядка иными методами. В худшем, оставляю как есть.

Базовые правила

  1. Должен быть универсальный шаблон для новых проектов;
  2. Каждый проект хранится в отдельной папке;
  3. Имя папки должно содержать имя клиента и проекта;
  4. Все файлы, относящиеся к проекту разбиваются на 5 категорий и хранятся в соответствующих директориях;
  5. Версии рабочего файла идут через двойную нумерацию с префиксами -001-01, -002-01 и т. д.;

Шаблоны

Для экономии времени на организацию каталога в новом проекте, использую папку-шаблон _Inc Project. Нижний слэш переносит папку вверх списка.

В ней хранятся ряд других папок, для дополнительных файлов:

  • Approved — Финальные файлы, на передачу;
  • Data — Для документации, заданий и исходников высланных клиентом;
  • Revision — PNG макеты для обсуждения и комментариев. Если проект идет в сбор на Invisionapp, каждую итерацию правок я сохраняю в поддиректоритою с указанием даты и времени. Например, «2016-05-17 13.20»;
  • Source — содержит в себе все данные, которые я нашел для данного проекта или посчитал интересными: Скриншоты, ссылки на сайты-примеры, фотографии с фотостоков. Все это опять же сортируется в поддиректории buy, search, url.

Помимо папок, корень содержит в себе еще два файла-шаблона для Illustrator и Sketch и служит основной директорией для рабочих файлов.

Ранее для рабочих файлов я использовал папки с именами WIP (work in progress), затем просто work, пока не понял что эту папку использовал строго для того чтобы файлы не пошли вперемешку с остальными. А раз все прочие уже раскиданы по другим дополнительным папкам, то зачем делать лишние телодвижения и двигаться в отдельную папку, когда корень проекта идеально подходит для основных исходников?

Имена файлов

Все достаточно просто. Люди придумали много вариантов того, как называть файл (особенно для верстки), но я как человек чаще творящий и значительно реже верстающий (и то сугубо для своего бложика) никаких особых правил по именам не придумывал.
Их всего 3:

  1. Называть файл понятно и доступно: call-me-latter.psd — значит картинка для блока «перезвонить» на сайте;
  2. Приоритетный файл проекта включать вверх нижним слешэм, вспомогательным исходникам давать простые имена;
  3. Использовать дедуктивный метод сортировки, в котором первое число — итерация для клиента, а второе — личная.

Проект прошел одну итерацию с заказчиком. Его имя _store-new-tp-002-02.ai

Сортировка проектов

Я пробовал сортировать проекты по годам и месяцам. Это было худшим решением за всю жизнь, потому что если для одного и того же клиента делался ряд проектов и мы не помнили когда именно решали задачу — поиск исходников становился неэффективным и затратным по времени. Чаще всего именно так и происходило.

Затем стал заводить одну общую папку для конкретного клиента и уже в ней держал проекты, а в начале писал дату формата гггг-мм.
При обслуживании постоянных клиентов это обретало смысл. Хотя сейчас понимаю, что достаточно было просто писать версию «переиздания», а не ссылаться на даты.
Ниже можно наблюдать структурирование папок с 2009 по 2016 года.

Структура образца 2009-11, когда было все раскидано по годам. В 11 году начал добавлять папку Source. Структура была старой, как в прошлом слайде. Позже в 2012 году просто навел порядок. Ближе к концу 2012 составил полный список папок. В 2013 список папок утвердился до необходимого минимума. 2016, Обновленная структура папок. Удалена папка WIP, которая до удаления уже звалась work.

В качестве примеров прилагаю скриншоты папки клиента SDI Solution. Именно тут видно как я пробовал различные варианты и отказывался от разных функций.

Согласитесь, удобнее искать по имени, а не привязке к дате.

Кто-то спросит: Зачем в папке имени проекта фигурирует имя клиента?
Ответ: Папка с конкретным проектом, отправленная по почте теряет часть структуры и начинается боль, если таких папок больше чем одна. Я сохранил однажды на флешку несколько проектов от разных клиентов, а имена папок были «A4 акция» и «А4 + Диск», ругался на себя пока не надоело путаться и не переименовал папки по-человечески.

Сортировка папок

Итак, с внутренними папками клиентов мы разобрались. А как быть, когда число клиентов перешло за первую десятку?

Именовать как есть, но выделять актуальных на первый план, в начало списка. Первое время для этого я использовал неразрывный пробел в начале имени с помощью типографской раскладки Бирмана. Позже для наглядности стал заключать имя в квадратные скобки — папка так же переносится на первые позиции.

При переходе на мак, я не стал дублировать проекты с компьютера и просто создал новую папку. Это фигурирует во всех скринах, но смысла на это обращать внимания нету.

Компании прописываю капсом. Так оказалось проще отличать компанию от частного лица или того хуже от кого-то залетного, но требующего остаться на сохранении.

оптимизацияорганизацияработа
cover!

Я люблю работать быстро и эффективно. Это видимо побочная самоцель от рождения. Поэтому чтобы повысить личную эффективность, собираю вокруг своей жизни ряд сервисов с которыми работаю. Часть из них закрепляются и делают жизнь приятнее.

Хорошим сервисом сложно не делиться, он оставляет положительные эмоции. Но недостаточно просто пользоваться первым попавшимся сервисом, нужно его отобрать, и еще найти ему оптимальное применение под личные нужды.

Хочется чтобы людям они помогли как и мне. Для удобства я разделил все онлайн-помогалки на категории и написал как именно решаю те или иные задачи с их помощью.

Облачные данные

ЯндексДиск, Dropbox и GoogleDrive . Назначения у каждого из них разные и они дополняют друг-друга.

Dropbox

Декстопная версия в купе с закладками в Проводник’е/Finder’е — экономит много времени.
В дропбоксе основными у меня являются пять папок, в которых храню:

  • ss02. Промежуточные jpeg превью проектов для утверждения и правок;
  • export. Zip архивы с исходниками на передачу клиенту или разработчикам;
  • Скриншоты. Скриншоты с компьютера;
  • Camera Uploads. Скриншоты с дисплея телефона;
  • Mobile. Файлы, которые заливаю в телефон.

Объема в 4.5Gb for free — для хранения тысяч «картинок» оказывается достаточным: за 6 лет пользования дропбоксом я дважды чистил папку ss02. И то лишь потому, что винда висла при отображении 2900+ иллюстраций. На маке при той же конфигурации полет нормальный. Зря страдал, оказывается.

Основная ссылка всегда одна. Меняются лишь имена картинок в виде возрастающего порядкового числа.

Яндекс диск — это большое фу: Моветон кидать людям ссылки на иллюстрации, которые нужно открывать в два клика, плодя кучу вкладок в браузере. А еще мне важно чтобы ссылки имели один вид, а не рандомные имена. И нужно чтобы я мог в любой момент быстро найти сохраненный файл. В общем, яндекс для этих целей правда фу.

Папку export чищу раз в квартал. Можно и чаще, но лень.

Система настроена так, чтобы сохранять все сделанные скриншоты в папку Скриншоты в дропбоксе. Таким образом я сохраняю графические элементы для личных целей, а для работы всегда имею автоматом ссылку на скрин под рукой.

9 из 10 книг в моей библиотеке цифровые. Читаю их с телефона и чтобы быстро сохранять «закладки» я выделяю текст и делаю скриншоты. Их удобно просматривать с телефона и с компьютера. Дропбокс автоматически синхронизирует папку Camera Uploads, при включенном вайфае на телефоне.

Скрины из книги и РСС рассылок feedly

GoogleDrive

На гугл драйве хранится много данных. Среди них:
Документы для проектов;
Таблицы;
— Книги;
— Сканы, фотографии с личными данными.

Рассматривая именно файлы, на облаке 6Gb из доступных 15Gb занимают книги. Таким образом я могу продолжить чтение книги с мобильного в любое время в любом месте если прошлая книга закончилась.

Помимо книг, там же хранятся сканы моих документов, сводки данных и все что может внезапно понадобиться когда я нахожусь не возле компьютера.

Чеклисты, проекты и планирование

GoogleDock, Trello и Basecamp, Wunderlist. Документы не заменимы, trello и wunderlist больше для личного использования, а Бейс для сотрудничества с группой людей и компаниями.

GoogleDock

Инструмент просто мастхев. В 19 случаях из 20, а то и больше — обхожусь только онлайн версией. Документ не нужно никуда заливать, он доступен сразу, достаточно включить доступ по ссылке к конкретному документу или папке документов.

В отдельных папках хранятся:
— Задания (дизайн, верстка, требования) для проектов, составленные мною;
— Записи к публикации в блоге;
— Таблицы с данными: Списки книг, таблица рассчетов по проектам, таблица по ТО автомобиля.

Особенно я люблю таблицы. К ним меня приручили со школы, показав что сделать автономным подсчет просто и это экономит много времени и сил. С того момента я активно пользуюсь простыми и посложнее формулами в подсветкой категорий, фильтрами и другими вкусными фишками.

Trello

Для создания чеклистов использую трелло. Он должен подойти для работы с командой, но у меня ее нету в нем. Поэтому использую в личных нуждах для чеков долгосрочных целей. Особенно круто, что есть мобильная версия — хоть я ею почти и не пользуюсь и в целом можно обойтись бесплатной подпиской.

Если в гугл таблице я пишу краткую рецензию и делаю оценку для книг, то в трелло составляю список книг, которые планирую прочесть. С обложками, ссылками и другими данными.

Wunderlist

Более простой аналог Трелло. Его пытаюсь использовать для чек листа на день. На компьютере создаю чек лист. На телефоне при необходимости чекаю выполенные дела, если нахожусь не дома или так быстрее.

Basecamp

Бейскемп знают все. Особенно за границей. Это архиважно, если вы планируете работать серьезно с зарубежными компаниями.
Интерфейс в нем мне показался наиболее удобным, при условии что ты создаешь для проекта удобную структуру с отдельным топиком чек листа, отдельной беседой проекта для клиента и отдельной беседой для разработчиков.

Обсуждения / беседка

Skype, Slack, и на подхвате Telegram. Со скайпом все понятно — это основной инструмент работы при обсуждении проектов с возможностью созвона и демонстрации экранов.

Slack

По легенде разработчиков планировался как убийца почты. Рассматриваю его как сильное дополнение: При необходимости люди могут состоять или выходить из разных комнат. Можно не заводить групповые беседы как в скайпе, а сделать раз и навсегда комнаты для конкретных целей и чувствовать себя комфортно, настроив декстопную версию лично для себя чтобы оповещения приходили только из конкретных комнат и при личном обращении, например.

Пример огромного комьюнити creativerussia, насчитывающий более 3000 человек.
Попробуй-ка обойтись тут скайпом.

Telegram

Заменяет скайп, если я в доступе лишь на мобилке. Удобно, что есть и мобильная и декстопная версии.
Мобилка покупалась с целью двухсимочной звонилки, а в итоге я нагрузил ее полезностями и пока что с этим временно живу. Скайп она конечно тянет, но это равносильно нежеланию приложения жить на телефоне.

Закладки и обработка информации

Pinterest, Evernote и Feedly — полный комплект того, что нужно чтобы не хранить все на компьютере и иметь доступ к последним новостям из RSS рассылок, закладок и примеров графики.

Pinterest

Чтобы не сохранять весь проект в пример из Биханса ради одного интересного элемента — прикалываю пин к конкретной доске в сервисе. В пинтерест можно искать схожие иллюстрации на основе приколотого примера. Поиск не всегда результативный, но я им пользуюсь по возможности.

Evernote

Моя самая большая кладезь информации, после того, как разработчики добавили дополнение для браузера. Теги, возможность добавить страницу закладкой, статьей, страницей целиком или снимком экрана — бесценно. От части есть даже смысл обходится одним им, без Пинтереста. Но проще когда закладки и статьи в одном месте, а иллюстрации в другом. Меньше бардака.

Мобильной версией не пользуюсь, потому что работать с информацией на ней — извращение. Декстопной версией пока что не пользуюсь, потому что windows версия убила желание, а эксперементировать на Маке пока что лень. Позже обязательно попробую.

Feedly

«Утро начинается не с кофе»
Когда блогов в закладках накопилось больше 10, стало тяжело регулярно проверять разные сайты на новые публикации. Вот так и дошел до РСС читалки.

Причем, открыл для себя его в середине 2015 года. Как раз, когда яндекс и гугл стали неудобными читалками рассылок. До этого момента, считал что подписки РСС это прошлым веком, наивный.

Нормальных аналогов Feedly нету. Есть так же еще и мобильная версия, с настройкой на дневное оформление и ночное. Возможность прикреплять к записям теги, делать закладки, отправлять по почте или другими путями: Телеграм, Эверноут и т. д.

Список моих подписок лежит тут

onlineорганизацияэффективность